Apply visa Korea - No more drama!

Sekarang mengurus visa Korea sudah gak pake drama lagi. Kenapa? Karena saat ini untuk aplikasi visa Korea Selatan tidak lagi diterima langsung oleh bagian konsular Kedutaan Besar Republik Korea untuk Indonesia. Per tanggal 2 Mei 2019 kemarin, pengajuan visa Korea Selatan harus melalui Korea Visa Application Center (KVAC). 

Pintu Masuk Korea Visa Application Center

Ini kabar baik atau kabar buruk nih? Lebih mudah atau lebih susah nih urus visanya? 

Jawabannya tergantung dilihat dari sudut pandang mana ^^. Tiap perubahan itu pasti ada dampak positif dan negatifnya. Nah, untuk menjawab pertanyaan teman-teman sekalian yang ingin apply visa Korea, di postingan kali ini, gue akan coba untuk memberikan gambaran perbedaan proses visa dahulu dan sekarang. 

Apa saja yang beda? 

(Khusus untuk menulis postingan ini, gue sengaja nemenin teman yang mau urus visa ke KVAC supaya bisa melihat dan mengalami sendiri pelayanan dan prosesnya~ kali ini gak urus sendiri karena gue udah punya multiple visa ^^). 

1. Biaya

Saat masih ditangani langsung oleh konsular, biaya yang kita bayarkan adalah sebesar biaya visa saja. Saat ini, karena ditangani oleh KVAC, jadinya ada biaya jasa perantaranya (biaya ini disebut sebagai biaya admin) sebesar Rp 196.000 per aplikasi. 

Misal: Klo dulu untuk single entry visa (90hr) bayarnya hanya sebesar USD 40 (atau setara Rp 576.000 ) saja. Sekarang total yang harus dibayarkan jadi Rp 772.000 (576.000 +196.000). 
!tarif visa bisa saja berubah sewaktu-waktu, selalu double cek di website resmi KVAC untuk tarif terbaru. 

Biaya visa Korea per 1 Juli 2019 (source: Instagram @kvac_id)

2. Metode pembayaran 

Saat ditangani konsular, pembayaran harus melalui KEB Hana Bank, jadi applicant harus beli perangko visa dulu di KEB Hana Bank (perangko ini menandakan kalau kita udah bayar visanya, jadi beli perangko = bayar biaya visa) baru bisa submit aplikasi visanya. 

Di KVAC, sistemnya terbalik, kita masukin dulu aplikasinya setelah itu baru deh bayar di bagian kasir dengan uang tunai (cash only). 

3. Layanan pertanyaan / konsultasi

Menurut gue ini hal yang paling beda dan berasa benefitnya dengan adanya KVAC. Itulah kenapa judul postingan ini 'no more drama'. You know why? Karena dulu yang namanya mau mengajukan pertanyaan apalagi konsultasi dengan petugas di bagian konsular itu adalah hal yang paling susah dan horor untuk dilakukan. Jangankan mau nanya-nanya ya, nelpon aja belum tentu diangkat (pilihannya 'nada sibuk' atau 'coba lagi'- seringnya dijawab begini: "telpon  1 jam lagi ya"). Gue sih paham kenapa mereka seperti itu. Mereka orangnya sedikit soalnya. Petugas bagian penerimaan aplikasi visa di konsular dulu hanya 2-3 orang. Beda jauh dengan jumlah staf di KVAC, yang dari jumlah loket aja ada lebih dari 10 loket. 

Semenjak adanya KVAC, mau konsultasi ataupun tanya-tanya jadi lebih mudah. Mereka dapat dihubungi via email, telpon, fasilitas konseling 1:1 via website, via social media dan bahkan via whatsapp. 

List dimana / kemana saja KVAC dapat dihubungi (source: instagram @kvac_id)

Gue udah pernah coba contact mereka via whatsapp dan dijawab di hari yang sama dengan jawaban yang memuaskan. Jadi fee 196rb yang kita bayarkan ke mereka itu benar-benar sepadan dengan service yang diberikan. Jangan complaint soal biaya tambahan ini karena mereka beneran menyediakan pelayanan yang customer oriented banget. 

Beda bangetlah dengan dulu, kalau dulu gue bakal pasrah gak nanya atau mau gak mau kudu datang ke bagian konsular khusus buat nanya aja. 

4. Urusan foto, fotokopi, print 

Ini juga bagian yang no more drama! Dulu kalau di konsular, kalau dokumen kita kurang, kudu keluar cari fotokop-ian dulu atau balik rumah nge-print dulu karena agak susah cari fotokopi-an di Jl Gatot Subroto tempat Kedutaan Besar Republik Korea berada. Kalau foto salah ukuran apalagi, kudu foto ulang ke studio foto. 

Nah, sekarang di KVAC udah disediakan layanan tambahan yaitu ada jasa layanan fotokopinya, jasa nge-print plus juga bisa foto langsung di tempat, tarifnya pun masih masuk akal dan terjangkau. 

Daftar harga layanan tambahan di KVAC
(source: official website KVAC)

Begitu masuk ruangan KVAC di sebelah kiri sendiri bakal ada ruangan untuk foto semacam mini foto box gitu, yang kalau mau pakai jasa ini cukup membayar dulu di kasir dan menghubungi staff KVAC. 

Layanan foto di KVAC (udah mirip photobox lah ya^^)

Begitu pula untuk jasa fotokopi dan jasa print, sistemnya juga self-service, dengan syarat harus membayar dulu ke bagian kasir untuk biaya jasanya. Setelah itu silakan deh menggunakan komputer, printer atau mesin fotokopi yang ada. Kemarin ini, teman gue tidak mencoba fasilitas ini jadi gue gak bisa memberikan review untuk ini. Tapi kemarin sempat mengamati orang yang menggunakan fasilitas printer, sepertinya tidak ada masalah sama sekali. Kalau dilihat sih, kalaupun ada masalah kita cukup menghubungi staf KVAC di bagian meja informasi di sebelah mesin pengambilan nomor urut antrian. 

Spot untuk layanan print dan fotokopi.

Untuk urusan formulir pun, buat yang belum isi formulir atau salah isi, di KVAC juga disediakan lembaran kosong formulir permohonan visa lengkap dengan contoh formulir yang sudah diisi
Formulir permohonan visa terbaru dapat didownload di link ini dan cara pengisian form (contoh form yang telah diisi) dapat dilihat di link ini. 

Formulir permohonan visa juga bisa diambil di KVAC 

5. Waktu penerimaan/pengambilan visa

Di KVAC waktu penerimaan aplikasi lebih panjang dari waktu penerimaan di konsular dulu. Waktu penerimaan aplikasi visa dari jam 9 pagi sampai jam 3 sore (tidak ada jam istirahat, jadi datang jam 12 siang pun akan tetap dilayani seperti di bank). Waktu pengambilan visa pun dimulai dari jam 11 siang sampai 5 sore (jam istirahat siang pun tetap dilayani). Jadwal ini sunggulah sangat memudahkan para pekerja kantoran, jadi gak perlu lagi ijin kantor / cuti demi apply visa. Yeay! 

Jam operasional KVAC

6. Lokasi

Dari segi lokasi, menurut gue sih lebih enak KVAC karena ada dalam mal *maklum ya anak mol* . KVAC saat ini lokasinya ada di Mal Lotte Shopping Avenue lantai 5. 

Cara mudah menuju ke lokasi adalah naik eskalator di depan XXI Lotte Shopping Avenue. Dari situ tinggal lihat ke sebelah kanťan aja, langsung kelihatan deh logo KVACnya. Buat yang pernah makan di restoran Korea Samwon Garden, KVAC berada di lantai yang sama dengan Samwon Garden. 

7. Petugas/ Staf

Dari pantauan kunjungan gue ke sana, staf KVAC ramah dan helpful banget. Gak rugi deh bayar 196k biaya admin KVAC, karena pelayanannya memang ok banget. Buat yang dulu pernah urus visa sendiri ke bagian konsular kedubes kayak gue pasti kerasa banget bedanya. Dulu, kalau submit dokumen persyaratan harus urut, disusun rapi, foto sudah harus ditempel. Kalau sampai ada satu aja ketentuan tersebut yang gak terpenuhi, siap-siap dah kena teguran petugas. Tadi teman gue masukin dokumen, gak diurutin, foto bahkan belum ditempel (padahal ada perintahnya foto harap ditempel dulu), dia tetap dilayani dengan senyum sumringah dari staf KVAC dan gak muncul sama sekali kata-kata "lain kali ....."

Persyaratan dokumen

Bagaimana dengan persyaratan dokumen untuk visa nya? Ada yang berubah gak ya? 

Kalau ini sih yang mengatur adalah pihak konsular jadi mengikuti aturan yang ditetapkan oleh konsular. Karena aturan itu berubah mlulu, jadinya untuk persyaratan dokumen visa  silakan di cek langsung di link ini (ini list terupdate pada saat tulisan ini dipost-gue sarankan selalu double cek di website resmi KVAC). 

Prosedur

Untuk prosedur pengajuan aplikasi sedikit berbeda dengan dulu. Untuk yang saat ini:

1. Ambil nomor antrian -jangan khawatir gaptek karena akan ada petugas yang siap membantu di samping mesin nomor antrian. 

2. Menunggu nomor dipanggil - ada layar monitor yang menunjukkan nomor berapa yang sedang dilayani di loket mana saja dan juga ada pengumuman suaranya. Tempat tunggunya pun cukup nyaman, ada banyak tempat duduk tersedia, kalau haus pun ada galon buat isi ulang air minum ^^. 

EXO pun nongol melulu di monitor nomor antrian (eh..^^)

Ruang tunggu yang nyaman banget dan dengan jumlah kursi yang cukup banyak

3. Setelah nomor dipanggil, tinggal menuju ke loket penerimaan aplikasi. Di sini dokumen kita akan di cek sama petugas kelengkapannya. Kalau ada yang kurang akan diinfokan langsung. Kalau dokumen sudah lengkap, kita akan diberi print out tanda terima semacam print out struk. Di print out ini juga tertulis tanggal berapa estimasi visa keluar. 

Loket pelayanan di KVAC

Tanda terima aplikasi visa 

4. Ke bagian kasir dengan ambil nomor antrian dulu. Di sini gak perlu khawatir hilang arah juga karena ada petugas yang siap membantu kita di dekat mesin pengambilan nomor antrian. Perlu dicatat pembayaran diterima saat ini hanya dalam bentuk uang tunai (tenang tidak harus uang pas, mereka siap kok dengan uang kembalian~ secara nominal biaya visanya kan gak ada yang bulat tuh  ^^). 

Mesin pengambilan nomor antrian untuk kasir

5. Setelah bayar kita akan disuruh kembali ke loket tempat kalian submit aplikasi tadi untuk menyerahkan print out tanda terima yang telah di validasi oleh bagian kasir dan selesailah proses pengajuan aplikasi visa kita. Petugas akan menyerahkan kembali print out tanda terima untuk nantinya kita bawa waktu pengambilan paspor. Selamat berharap-harap cemas ! ^^

Langkah-langkah pengajuan visa dapat dibaca di sebelah mesin pengambilan nomor antrian. 

Prosedur waktu pengambilan:

1. Ambil nomor antrian di mesin nomor antrian 

2. Tunggu nomor dipanggil. Setelah dipanggil, kita tinggal menuju ke loket yang disebutkan di pengumuman panggilan antrian. Petugas akan memberikan paspor kita dan tentunya yang telah ditempeli stiker visa Korea (untuk mereka yang visanya approved). 

*Bagaimana kalau  gak bisa datang sendiri ke KVAC untuk ambil paspor? 

Orang yang mewakili untuk ambil paspor cukup membawa struk print out asli bukti tanda terima pengajuan aplikasi visa, fotokopi KTP pemohon, dan fotokopi KTPnya sendiri (fotokopi KTP orang yang mewakili ambil paspor). 

Bonus plus KVAC: 

Begitu sampai di lokasi KVAC para pengunjung akan disambut oleh EXO-selaku brand ambassador Imagine Your Korea / KTO. Ada photo zone tempat kita bisa berfoto dengan EXO dan juga layar monitor besar yang bolak balik menayangkan iklan pariwisata Korea 'Have You Ever...' yang tentu saja juga dibintangi oleh EXO. Para penggemar EXO bakalan bahagia di sini. 

Tips:  

1. Sebelum ke KVAC, siapkan dokumen selengkap-lengkapnya biar gak usah bolak balik. Pelajari benar-benar dokumen apa saja yang diperlukan. Pedomannya darimana? Cek di website resmi KVAC atau Kedubes Korea. Gue sarankan selalu cek di website resmi, bukan cek/ tanya travel agent/teman karena bisa aja teman kita lupa / salah informasi atau bisa juga ada aturan baru. Kalau kurang paham kita bisa konsultasi/mengajukan pertanyaan dulu via telp/ whatsapp / email / website resmi KVAC. 

Dengan begini kita dapat menghindari 'panik mendadak' di KVAC karena dokumen kurang atau hal lainnya. Kitanya gak ribet, petugas pun gak ribet, pengantri setelah kita pun gak perlu nunggu lama. 

*paling sebel kalau ketemu orang yang udah tau ada antrian panjang dibelakangnya dia malah ribet tanya ini itu yang sebenarnya dia bisa cek/ baca sendiri atau bisa cek terlebih dahulu sebelum ajuin aplikasi. Mau tanya ke bagian informasilah, jangan di loket!

2. Buat yang domisili Jakarta, visa urus sendiri aja di KVAC gak perlu pake jasa travel agent lagi. Kenapa? Karena sekarang proses pengajuan visa Korea udah gak 'drama' lagi kayak dulu. Kecuali kalau ingin apply group visa yang syaratnya memang harus di apply via travel agent yang telah ditunjuk Kedutaan (untuk periode 1 oktober 2019 - 31 desember 2019- opsi ini useless, karena seluruh single entry visa -kunjungan dibawah 90hari bakal sama biayanya kayak group visa ^^). 

*Kemarin sempat tanya juga ke travel agent soal biaya visa Korea kalau pengurusannya dibantu oleh mereka. Biayanya 180rb lebih mahal dari tarif resmi di KVAC karena biaya administrasi yang dikenakan oleh travel agent. Apakah dijamin visa approve? Pihak travel agent yang gue tanya, menjawab Tidak. Keputusan ada di tangan bagian Konsular Kedubes. Mereka gak bisa intervensi dalam hal itu. Apa saja jasa yang mereka berikan? Hanya jasa pengajuan aplikasi dan pengambilan paspor ketika udah selesai. Formulir tetap harus kita isi sendiri, dokumen kelengkapan juga tetap harus disiapkan sendiri (mereka tidak punya contoh format surat ijin orang tua / suami / surat-surat lainnya). Jadi, intinya travel agent hanya jadi jasa perantara antara kita dengan KVAC. 

Ini selembaran yang saya dapat dari travel agent ketika menanyakan soal pengurusan visa via mereka

3. Datang ke KVAC pagi-pagi untuk pengajuan biar gak perlu antri. Mereka buka dari jam 9 pagi. Pengunjung bisa menuju ke KVAC lewat lift Satrio Lotte Shopping Avenue yang lokasinya ada di bagian samping depan mall - dekat lobby satrio (main lobby) *mall baru buka jam 10 pagi- pengunjung cuma bisa akses ke dalam mal lewat pintu tertentu kalau sebelum jam operasional mall. 

Kabar baik!

Udah pada dengar kan klo per tanggal 1 Oktober 2019 - 31 Desember 2019, biaya visa Korea akan digratiskan?! 

Banyak yang bertanya apakah berarti selama periode tersebut gak perlu apply visa lagi? 

Buat yang berpikiran kalau bebas biaya visa = bebas visa itu berarti kalian salah kaprah. Yang bebas / free itu biaya visanya. Jadi, buat ke Korea tetap perlu mengajukan visa. Yang beda, kalau mengurus visanya di periode 1 Oktober - 31 Desember 2019, kalian cukup membayar biaya admin KVAC saja, yaitu sebesar Rp 196.000.  Yang digratiskan adalah biaya visa sebesar USD 40 (atau saat ini setara dengan Rp 576.000. Perlu dicatat juga kalau yang free itu hanya untuk single entry visa (kunjungan dibawah 90 hari). 

Lumayan banget kan potongan harganya?!  
Pengumuman resmi dari Kedutaan mengenai free biaya visa ini dapat dibaca/didownload  di link ini. 

*Buat yang penasaran dengan drama visa Korea gue terdahulu kalian bisa cek di arsip blog ini (bisa klik di tag visa).  

Untuk cara pengajuan visa multiple gue, gue tidak akan posting tersendiri untuk itu karena persyaratan saat itu sudah beda dengan sekarang. Dulu waktu apply, aplikasi visa masih diajukan lewat bagian konsular belum ditangani oleh KVAC. Dari pengalaman gue terakhir apply visa di konsular akhir tahun 2018, mereka udah cukup banyak improve. Sudah jauh lebih ramah dari tahun 2015. Pengecekan status aplikasi visa pun udah gak perlu telp tanya-tanya lagi, kits bisa cek sendiri di website. 

Kalau misal ada yang mau tanya, boleh comment di bawah atau contact gue via email atau DM instagram (jangan lupa follow gue juga yak! ^^). 

Semoga postingan ini bermanfaat buat teman-teman yang akan apply visa Korea.