Wish me luck ...

Road to VisitKorea VIP Members Invitation Tour (2)

4 AM, Nov 3, 2015 - Juanda International Airport - Terminal 2, Surabaya

Part ini sebagian besar saya tulis di Terminal 2 Juanda selagi menunggu boarding pesawat ke Jakarta. Perjalanan saya ini adalah perjalanan paling nekad dan mungkin dapat memecahkan rekor perjalanan tersingkat antar kota saya. Saya akan berangkat dengan pesawat 5.45 pagi ke Jakarta dan akan kembali ke Surabaya pada pukul 14.55. Nekad banget kan?

Hari Senin kemarin, saya dan 3 pemenang trip lain dibuat galau karena kasus yang sama. Ceritanya kami berempat (sejauh ini yang berhasil dihubungi hanya peserta dari Thailand, Singapore dan Malaysia) sama-sama kurang teliti saat mengirim email konfirmasi ke KTO. Kami langsung reply email pemberitahuan yang kami terima dari KTO, tanpa mengecek terlebih dahulu alamat emailnya, dan ternyata email yang digunakan berbeda dengan alamat email yang dicantumkan di detail itinerary. Kami seharusnya mengirimkan konfirmasi ke email yang tercantum di detail itinerary.

Yang bikin gawat adalah karena saya baru menyadari hal itu ketika mengisi formulir aplikasi visa. Itupun karena saya melakukan cross check data yang saya isi di formulir dengan data di detail itinerary KTO.  Deadline pengiriman konfirmasi adalah 1 nov, sementara saya baru sadar hari Senin, 2 nov jam 5 sore. Jadi sekarang form aplikasi yang super detail itu justru membawa berkah. Kalau gak ada itu, saya gak akan pernah menyadari kalau ternyata saya mengirim email konfirmasi ke email yang salah dan saya juga tidak akan mencoba menghubungi pemenang lainnya.  Saat itu beneran kagetnya minta ampun, gak tau harus nangis atau teriak.

Siapa yang sangka kalau email yang dipakai untuk komunikasi dengan kami berbeda dengan yang dicantumkan di detail itinerary. Saya tidak curiga sama sekali karena email saya sebelumnya tetap mendapatkan balasan dari KTO dan jawabannya nyambung dengan pertanyaan saya di email sebelumnya. Segera setelah mengetahui hal itu, saya buru-buru forward email konfirmasi saya ke email yang benar dan meminta maaf. Setelah itu saya menghubungi peserta dari Thailand, dan ternyata setelah dia cek, dia juga melakukan kesalahan yang sama. Dari sore sampai malam kami pun sibuk menghubungi peserta dari Asia Tenggara lainnya. Hasilnya 4 dari 5 orang melakukan kesalahan yang sama, dan tebakan saya, peserta yang sampai saat ini belum berhasil dihubungi sepertinya juga melakukan kesalahan yang sama.

Setelah harap-harap cemas semalaman, akhirnya sore ini kami dapat konfirmasi dari KTO kalau kami tidak diskualifikasi karena kedua email tersebut sama-sama masuk ke inbox yang sama. Jadi, kami semua tetap jadi pergi ke Korea. Horeee... Korea, We're coming!

Tapi belum tentu untuk saya, karena saya masih harus menunggu visa di approve baru bisa dikatakan saya pasti ikutan trip itu.

 

8.20 AM - Kedutaan Besar Korea Selatan untuk Indonesia, Jakarta

Perjalanan saya ke Jakarta hari ini dikhususkan untuk mengurus visa di Kedubes Korea Selatan yang berlokasi di Jl Gatot Subroto. Hari ini saya kembali mendapat nomor antrian 1,  karena saya adalah orang pertama yang sampai di Kedutaan. 

Sekarang pintu masuk untuk ke konsular sudah berubah lokasinya. Kalau dulu, kita diperbolehkan untuk masuk dari pintu samping kedutaan yang menghadap ke Jl Gatot Subroto, sekarang jalur itu hanya diperuntukkan bagi staf kedutaan. Untuk yang mau mengurus visa harus masuk lewat pintu belakang kedutaan. Saya tidak tau nama jalannya, yang pasti tadi saya terpaksa harus jalan kaki melewati parkiran rumah sakit Medistra untuk bisa sampai ke bagian belakang gedung kedutaan. Saya terpaksa jalan kaki, karena saat itu saya sudah terlanjur turun dari taksi.

no antrian 1 ^^

Seluruh prosedur di kantor konsular masih sama persis seperti dulu, yaitu masuk, lapor satpam tujuan kita ke sana untuk apa, lalu masuk ke kantor konsular, ambil nomor antrian dan menunggu nomor kita dipanggil. Kalau mau dapat antrian nomor 1 kayak saya, datangnya harus sebelum jam buka konsular, yaitu sebelum pukul 8.30. Yang beda dari aplikasi visa saat ini adalah perlakuan staf konsular ke saya yang kali ini banyak sekali bertanya soal ini itu. Biasanya mereka hanya cek kelengkapan dokumen saya, minta pembayaran, dan info kapan perkiraan visa selesai. Saat mengecek dokumen saya, staf konsular bertanya macam-macam. Saya merasa seperti sedang di walk-in interview. Apalagi pertanyaaannya berkesan seperti mereka meragukan kalau saya memang benar pemenang dari event VisitKorea VIP Members Invitation Tour. Pertanyaannya adalah seputar bagaimana cara saya memenangkan lomba itu, dimana mereka bisa cross check daftar pemenangnya, ada  undangan resmi dari KTO atau gak. Nah, yang terakhir ini yang paling nyebelin, saya sudah melampirkan print out email winner notification dan detail itinerary dari KTO di aplikasi saya, tapi kenapa masih dipertanyakan soal undangan resminya. Apalagi sebelumnya saya sudah menanyakan soal undangan resmi ke pihak KTO dan jawabannya mereka tidak akan mengeluarkan surat khusus sebagai undangan, sebagai gantinya saya bisa menggunakan email mereka sebagai bukti. Pada akhirnya, setelah saya menjelaskan hal tersebut ke staf konsular, aplikasi saya diterima dan saya diminta untuk  membayar biaya visa sebesar IDR 560.000 untuk single entry tourist visa. 

11.15 AM - Terminal 3, Soekarno Hatta International Airport, Jakarta 

Setelah itu saya bergegas memanggil taksi dan kembali ke Soetta untuk mengejar flight saya ke Surabaya. Sesuai perkiraan saya dapat tiba di bandara 1 jam lebih awal dari jadwal check in open. Dengan ini rekor perjalanan tercepat saya ke Jakarta berhasil saya pecahkan, wkwkkw. 

Saat saya baru tiba di Soetta, saya menerima email konfirmasi kalau kami berempat tidak didiskualifikasi sebagai pemenang trip, dan khusus untuk saya sendiri KTO menambahkan pertanyaan mengenai status visa saya, apakah mereka dapat memperoleh info status visa saya sebelum akhir minggu ini. Spontan saja, saya yang tadinya senang banget waktu menerima email konfirmasi tersebut, tiba-tiba menjadi gelisah, karena visa saya paling cepat baru dapat dicek statusnya tgl 9 Nov. Saya juga sudah mencoba untuk bertanya ke staf konsular apakah prosesnya bisa lebih cepat, tapi informasinya proses visa tetap paling cepat 4 hari kerja. Saya sudah berusaha untuk bisa submit aplikasi visa secepat mungkin, mengingat saya masih harus minta surat referensi bank yang memakan waktu 1 hari kerja dan baru dapat saya ambil hari Senin kemarin. Itu saja, saya beruntung karena rekening saya di BCA bukan di bank lain yang memerlukan waktu 2-3 hari hanya untuk mengeluarkan selembar surat referensi.

Akhirnya saya memutuskan untuk membalas email KTO dengan menginfokan status saya saat ini dan bagaimana kondisi di konsular tadi pagi. Saya coba minta KTO untuk membantu proses visa saya. Harapan saya mereka dapat menghubungi pihak konsular di Indonesia dan menginfokan kalau saya memang benar adalah salah satu pemenang dari event mereka. Jujur, saat saya mengirim email ini ke mereka saya tidak begitu yakin kalau mereka akan membantu saya (Mengingat Mbak Erry, pemenang Buzz Korea Awards dan Touch Korea Tour dari Indonesia, dulu juga tidak diberi surat undangan resmi dari KTO. Saya sempat bertanya ke Mbak Erry lewat email soal pengalamannya waktu dia mengurus visa dulu). Tapi ternyata saya sendiri yang terlalu berburuk sangka. KTO benar-benar membantu saya. Mereka mencoba mendiskusikan kondisi saya ke atasan mereka, segera setelah mereka mendapat email balasan dari saya, dan akhirnya sebelum saya boarding, mereka menginfokan kalau atasan mereka bersedia mengeluarkan surat undangan resmi. Saya salut sekali dengan kerja KTO, mereka benar-benar helpful. Beda sekali dengan yang tadi pagi saya hadapi. Sekarang saya tinggal menunggu surat dari mereka yang katanya akan mereka kirimkan langsung ke Kedubes.

Untuk saat ini saya hanya bisa bersabar dan berdoa agar hari Senin nanti visa saya sudah di approve dan tinggal di pick up.

*update per hari ini 4 Nov : 

KTO memutuskan mengirimkan softcopy letter of invitation mereka ke saya karena mereka khawatir kalau mereka kirim via email, perlu waktu untuk Kedutaan di Indonesia menyampaikan informasi tersebut ke bagian konsular.
Jadi, saya akhirnya mengirimkan letter of invitation tersebut via fax ke konsular setelah sebelumnya saya menanyakan ke mereka apakah saya dapat mengirimkan dokumen tersebut via email atau fax. Semoga surat 'sakti' dari KTO benar-benar dapat membantu proses visa saya. Tadi saya tidak lupa untuk bertanya apakah prosesnya dapat dipercepat, jawaban dari staf konsular jadwal perkiraan visa keluar tetap hari Senin. 

Semoga ada kabar baik di hari Senin, karena itu berarti saya hanya punya waktu 1 minggu untuk persiapan keberangkatan ( baca: packing, siapin list kemana saja saya mau pergi untuk waktu bebas, shopping list ^^,  beli tiket SUB-CGK-SUB karena penerbangan ke Korea via Jakarta, booking hotel karena saya khawatir aktivitas vulkanik Gn.Rinjani dapat mempengaruhi penerbangan dari Juanda. Jadi, untuk amannya, lebih baik saya berangkat ke Jakarta sehari sebelum flight saya ke Korea dan itu berarti saya perlu menginap di Jakarta 1 malam). 

Kalau dipikir-pikir persiapan untuk free trip ini jadinya lebih ribet daripada trip dengan biaya sendiri karena masalah visa. Saya tau sih penyebab utama kenapa pihak konsular meragukan saya karena saat ini saya 'pengacara' :( . 

Yang bikin lebih melas lagi, pemenang yang lain sudah dihubungi untuk konfirmasi akhir tiket, saya doang yang belum, sepertinya ya gara-gara soal visa itu. I am so pathetic, right?!

Di saat seperti ini terlintas dipikiran saya, kalau saja saya bukan pemegang paspor hijau RI, saya tidak mungkin berada dalam kondisi seperti ini. 

Wish me luck ya teman-teman... I pray and hope for another miracles... 

 

Road to VisitKorea VIP Members Invitation Tour 

Road to VisitKorea VIP Members Invitation Tour (1)

Road to VisitKorea VIP Members Invitation Tour (3)